Was ist Projektmanagement in der IT (ITPMI)?
IT-Projektmanagement oder auch „ITPM“ ist der Prozess der Planung, Vorbereitung, Ausführung, Überwachung sowie Koordinierung von IT-Projekten.
Was machen IT-Projektmanager?
Projektmanager*innen stellen sicher, dass das IT-Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Dabei beachten sie, dass Ziele definiert werden, überprüfen und planen die Ressourcen und kümmern sich um die Zeitplanung, das Risikomanagement, Stakeholder-Management sowie die Qualitätskontrolle.
Ziel ist es, dass das Projekt innerhalb des Budget- und Zeitrahmens abgeschlossen wird. IT-Projektmanager*innen spielen daher eine wichtige Rolle bei der Planung und Umsetzung von IT-Projekten in Unternehmen.
Um die Ziele zu erreichen, werden verschiedene Methoden angewandt und Phasen durchlaufen.
Methoden im IT-Projektmanagement
Im IT-Projektmanagement (ITPM) gibt es unterschiedliche Ansätze und Methoden, die je nach Projektanforderungen und Unternehmen variieren können.
Wasserfall-Methode
Einer der bekanntesten und beliebtesten Methoden im Projektmanagement, ist die Wasserfall-Methode. Bei ihr werden alle Projektphasen nacheinander abgeschlossen. Dabei muss jede Phase abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt. Die Wasserfall-Methode eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Anforderungen und stabilen Umgebungen.
Beispiel: Entwicklung einer Website mithilfe der Wasserfall-Methodik
In Website-Projekten würde eine Wasserfall-Methode wie folgt aussehen: Zunächst werden die Anforderungen erfasst und dokumentiert, dann das Design erstellt und anschließend die Website entwickelt. Zum Schluss wird die Website getestet und online gestellt. Jede Phase würde also abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt.
Agile-Methode
Agiles Projektmanagement ist weitaus flexibler. Es besteht aus kontinuierlicher Zusammenarbeit und Entwicklung. Zu den agilen Methoden gehören Scrum und Kanban, welche schnelles Agieren und Ändern von Aufgaben (wenn notwendig) ermöglicht, um ein sicheres Projekt zu gewährleisten.
Beispiel: Entwicklung einer App mit agilen Projektmanagementmethoden
Mit agilen Methoden, wie Scrum oder Kanban, wird in kurzen Sprints gearbeitet, welche regelmäßig dazu beitragen, Teilbereiche einer App funktionsfähig zu machen. Verändern sich während des Projekts Anforderungen, kann das Team sich flexibel anpassen.
Lean-Management
Lean-Management gehört in gewisser Weise zu agilen Methoden oder wird in Kombination verwendet, um so effizient und qualitativ wie möglich zu arbeiten. Die Lean-Methode ist darauf ausgerichtet, die Maximierung eines Hauptwerts und die Minimierung von Verschwendung zu regulieren.
Beispiel: Optimierung der IT-Infrastruktur
Wird das Lean-Management auf die Optimierung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens angewendet, werden nicht genutzte Ressource (Verschwendung) ausfindig gemacht sowie minimiert und Prozesse gleichzeitig analysiert und für eine höhere Qualität und Effizienz optimiert.
Prince2
Projects IN Controlled Environments oder kurz Prince2 ist eine Methode, die Phasen und Prozesse klar strukturiert. In IT-Projekten gibt es eine deutliche Rollen- und Verantwortungszuweisung. Diese Methode wird häufig in großen Unternehmen oder Konzernen und Regierungsprojekten eingesetzt.
Beispiel: Einführung eines neuen CRM-Systems
Bei komplexeren Projekten, wie beispielsweise die Einführung eines neuen CRM-Systems in einem großen Unternehmen, kommt die Prince2-Methode zum Einsatz. Sie stellt sicher, dass klare Phasen und Prozesse definiert sind, um das Projekt zu strukturieren und kontrollieren.
Phasen im IT-Projektmanagement
Im IT-Projektmanagement durchläuft ein Projekt typischerweise mehrere Phasen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt so wie geplant, durchgeführt und abgeschlossen wird. Die Phasen können je nach Projektmanagementmethode variieren.
Die Initiierung
In der Initiierungs-Phase (oder auch Konzeptions-Phase) werden zunächst die Ziele und Anforderungen eines Projekts definiert. Hier spielt auch die Entscheidung, ob das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll oder nicht eine wichtige Rolle. Zusätzlich werden Projektbeteiligte zugewiesen und ein*e Projektmanager*in ernannt.
Die Planung
In der Planungs-Phase wird ein detaillierter Projektplan erstellt. Die Projektplanung enthält alle Aufgaben, Ressourcen, Zeitpläne, Budgets, Risiken und Qualitätsziele. Es dient als Leitfaden für die komplette Umsetzung des Projekts.
Die Ausführung
In der Phase der Ausführung erfolgt die tatsächliche Umsetzung des Projekts – und zwar erfolgt der Ablauf nach dem festgelegten Plan. Ressourcen werden zugewiesen, Aufgaben durchgeführt und die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern aufrechterhalten.
Das Monitoring
In der Phase der Überwachung und Kontrolle (Projektsteuerung) wird der Projektfortschritt überwacht und mit dem Projektplan verglichen. Es werden gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen, um das Projekt im gewünschten Rahmen zu halten.
Der Projektabschluss
Ist das Projekt abgeschlossen, werden alle notwendigen Dokumente erstellt, die Qualität überprüft und die Ergebnisse an die Stakeholder übergeben. Ein Abschlussbericht dient als offizielles Dokument, dass das Projekt abgeschlossen wurde.
Zusammenfassung
Die detaillierte Zuweisung von Ressourcen (Ressourcenmanagement), wie Personal, Hardware oder Software, ist also entscheidend für den späteren Ablauf eines IT-Projekts. Mithilfe des Risikomanagements und Meilensteinen werden während eines Projekts Verzögerungen frühzeitig erkannt und sichergestellt, dass das Projekt innerhalb des Projektbudgets abgeschlossen wird.
Ein erfolgreiches Projektmanagement in der IT erfordert zusammengefasst eine klare und effektive Kommunikation mit Teammitgliedern, Stakeholdern und anderen Beteiligten.
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