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IT-Outsourcing: Mehr Effizienz für Unternehmen

IT-Outsourcing - Footprint Technology Blogbeitrag

Was ist IT-Outsourcing?

Beim IT-Outsourcing werden bestimmte IT-Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert, anstatt diese intern im eigenen Unternehmen zu betreiben. Wird der benötigte IT-Service an einen Dienstleister abgegeben, spricht man von Single-Vendor-Outsourcing. Werden die Leistungen von verschiedenen IT-Dienstleistern abgedeckt, spricht man hingegen von Multi-Vendor-Outsourcing.

IT-Outsourcing Beispiele

Infrastruktur-Outsourcing

Hardware, Netzwerke und viele weitere IT-Infrastrukturkomponenten werden hierbei von einem externen Dienstleister bereitgestellt und regelmäßig gewartet. Auch bei Footprint Technology kannst du sogar deine Hardware mieten statt kaufen. Dabei sind der Service und Support inklusive.

Anwendungs-Outsourcing

Beim Outsourcing von Anwendungen, werden Bereiche wie Softwareentwicklung, Softwarewartung sowie Softwaresupport an externe Dienstleister ausgelagert.

Business Process Outsourcing (BPO)

Aufgaben, die ausgelagert werden und nicht nur die IT betreffen, sondern auch Geschäftsprozesse, wie Kundenservice, Buchhaltung oder Personalservice, werden Business Process Outsourcing (BPO) genannt.

Cloud-Outsourcing

Auch im Bereich Cloud können Unternehmen auf externe Server, Speicher und Anwendungen zurückgreifen und diese auslagern.

Outsourcing von IT-Sicherheit

Firewall-Management, Monitoring von Bedrohungen und viele weitere Sicherheitsdienste, werden beim Outsourcing von IT-Sicherheit an Spezialisten ausgelagert.

Die 3 beliebtesten Outsourcing-Modelle

Outsourcing Typen / Modelle

Onshore-Outsourcing

Onshoring oder auch „Domestic Outsourcing“ ist die Auslagerung von Dienstleistungen an externe Dienstleister im eigenen Land. In der IT bedeutet das, dass ein Unternehmen ihre IT-Aufgaben, wie Softwareentwicklung oder andere IT-Dienstleistungen an eine externe Organisation vergibt, die sich im gleichen Land befindet.

Vorteile: ähnliche Zeitzone, kulturelle Vertrautheit, leichtere Kommunikation
Nachteile: höhere Lohnkosten, begrenzte Fachkenntnisse, potenzielle Engpässe

Nearshore-Outsourcing

Beim Nearshoring werden die Aufgaben an externe Dienstleister oder Unternehmen ausgelagert, die in geografisch nahen Ländern sitzen. Dabei können die Länder, indem die externen Dienstleister tätig sind, benachbart sein, müssen es aber nicht unmittelbar.

Vorteile: ähnliche Zeitzone, kulturelle Ähnlichkeit, Kostenvorteile
Nachteile: höhere Kosten, Kommunikationsprobleme, begrenzte Fachkenntnisse

Offshore-Outsourcing

Im Gegensatz zum Onshoring und Neashoring, werden beim Offshoring die Aufgaben oder Prozesse an Unternehmen in einem anderen weit entfernten Land oder gar Kontinent ausgelagert. Aufgrund von hohen Kosteneinsparungen entscheiden sich Unternehmen für Offshore-Outsourcing. Dabei sollten allerdings Kommunikationsherausforderungen und kulturelle Unterschiede bedacht werden.

Vorteile: Kosteneinsparungen, Expansionsmöglichkeiten, 24/7 Verfügbarkeit
Nachteile: Kommunikationsbarrieren, kulturelle Unterschiede, herausfordernde Qualitätskontrolle

IT-Outsourcing Preismodelle

Stundenbasiertes Preismodell

Die Abrechnung beim stundenbasierten Preismodell erfolgt nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Dieses Modell bietet eine hohe Flexibilität und wird häufig in Projekten verwendet, bei denen der Arbeitsaufwand nicht konkret eingeschätzt werden kann.

Festpreis (Fixed Price)

Beim Festpreis wird vorab ein fixer Preis für das Gesamtprojekt vereinbart. Alternativ kann auch bis zu einem bestimmten Meilenstein der erste Fixpreis vereinbart werden. Durch dieses Modell haben Unternehmen eine hohe Budgetsicherheit. Dennoch kann es aber zu Änderungen kommen, wenn sich beispielsweise die Anforderungen während des Projekts bzw. der Projektlaufzeit ändern.

Time and Materials (T&M)

Ein weiteres beliebtes Preismodell beim IT-Outsourcing ist eine Kombination aus Stundenbasis und Materialkosten. Beim sogenannten T&M-Modell (Time and Materials) zahlen Unternehmen, neben den Arbeitsstunden, die Materialien, welche für das Projekt aufkommen.

Risikomanagement im IT-Outsourcing

Damit ein reibungsloser Projektablauf gewährleistet ist, sollten sich Unternehmen mit Risikomanagement im IT-Outsourcing befassen. Denn wird sich für die Auslagerung von IT-Dienstleistungen entschieden, sollten regelmäßig potenzielle Risiken identifiziert, bewertet, überwacht und letztendlich gesteuert werden.
Folgende Risiken sollten beim IT-Outsourcing geprüft werden:

  1. Vertragsrisiken: Damit keine Vertragsverletzungen aufgrund von Unklarheiten in den Bedingungen vorkommen, sollten Verträge so umfassend und klar wie möglich erstellt werden.

  2. Kommunikationsrisiken: Kommunikationsprobleme aufgrund von Sprachbarrieren oder Ähnliches können ebenfalls Risiken für eine Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern darstellen.

  3. Technische Risiken: Änderungen in der Technik (Updates, Programme, …) können Auswirkungen auf die Leistung und vor allem Kompatibilität haben. Daher sollten technische Gegebenheiten regelmäßig überprüft und gewartet werden.

  4. Sicherheitsrisiken: Auch Sicherheitsrisiken, wie Datenverlust, Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe können IT-Outsourcing als Risiko mit sich bringen. Das Sicherheitsmanagement ist daher unerlässlich.

  5. Personelle Risiken: Hohe Fluktuation oder geringe Qualifikationen der Mitarbeiter*innen des externen Dienstleisters können Auswirkungen auf die Qualität der Dienstleistungen haben. Hier könnten beispielsweise Richtlinien für Mitarbeiterqualifikation festgelegt werden.

Qualitätsmanagement im IT-Outsourcing

Das Qualitätsmanagement im IT-Outsourcing stellt sicher, dass die ausgelagerten IT-Dienstleistungen die vereinbarten und gewünschten Qualitätsstandards erfüllen.
Das Qualitätsmanagement kann hierbei folgendermaßen aufgebaut sein:

  1. Qualitätsstandards: Für reibungslose Abläufe und eine entsprechende Qualität sollten unbedingt vorab klare und messbare Qualitätsstandards definiert werden.

  2. Leistungsüberwachung: Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser. Demnach sollten Systeme oder Vorgehensweisen zur Überprüfung der externen Leistung implementiert werden.


  3. Service Level Agreements (SLAs): SLAs sind Verträge, die spezifische Indikatoren und Ziele der Leistung sowie Qualität festlegen. Service Level Agreements dienen als Qualitätsmaßstab der erbrachten Dienstleistungen.

  4. Qualitätsaudits: Regelmäßige Audits stellen sicher, dass die gewünschten Qualitätsstandards eingehalten werden. Diese können Unternehmen nicht nur extern, sondern auch intern regelmäßig durchführen.

  5. Kontinuierliche Verbesserung: Feedbackschleifen, Mitarbeiterschulungen, Optimierung von Prozessketten, usw. können zur Qualitätsverbesserung beitragen und regelmäßig implementieren werden.

Zusammenfassung

Bei der Entscheidung IT-Projekte oder IT-Prozesse auszulagern sollten Unternehmen nicht nur auf einen geeigneten Dienstleister, sondern vor allem auf eine strategische Partnerschaft zurückgreifen. Je nach Schwerpunkt sollten die verschiedenen Modelle wie Onshore, Nearshore und Offshore, deren Vor- und Nachteile sowie die einzelnen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens in berücksichtig werden.

Zusammenfassend ist IT-Outsourcing eine vielfältige Strategie, die je nach Vorhaben des Unternehmens zur Steigerung der Effizienz sowie Einsparung der Kosten führen kann.

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Wenn du überlegst, verschiedene IT-Aufgaben deines Unternehmens auszulagern und auf der Suche nach einem geeigneten Partner bist, sind wir dein Expertenteam und unterstützen dich als IT-Dienstleister dein Unternehmen.

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